Redacción. La gestión de los facilities management y office services es, en muchas ocasiones, un auténtico quebradero de cabeza para las firmas de consultoría. Javier García Isac ha trabajado durante más de veinte años como alto directivo en Accenture y Ernst & Young, dos de las principales firmas de consultoría a nivel global. Hoy, en Revista Consultores, García Isac nos explica cómo optimizar costes en la gestión de los officies services y los facilities management, elegir correctamente a los partners y proveedores y como negociar con ellos.

El alquiler supone uno de los dos principales gastos de las firmas de consultoría

En opinión de Javier García Isac, “el segundo mayor gasto de un firma de consultoría es, tras el coste de personal, el coste de alquiler”. Por esta razon, “una buena negociación en el contrato de alquiler y de sus costes asociados (coste por metros cuadrado y duración del alquiler) es fundamental para la optimización de los costes. El tiempo de carencia de entrada en vigor del contrato de arrendamiento debe ajustarse al periodo de finalización de obra o de adecuación de espacios del inmueble”.

Hay que prestar atención a la distribución del espacio en las oficinas

A la hora de elegir correctamente un alquiler, este alto directivo nos recuerda que “la optimización del espacio y los nuevos modelos de trabajo hacen que un menor número de metros sean utilizados por un mayor número de personas”. En su opinión, “no prestamos demasiada atención a la distribución del espacio en las oficinas. Tendemos a dar un mayor número de metros cuadrados o despachos a personas que pasan muy poco tiempo en la oficina, en detrimento de aquellas que se pasan todo el día físicamente en la oficina”. Y, en este sentido, señala que “el teletrabajo debe ser considerado como una posibilidad cierta para aquellos puestos que lo permitan”.
Atención con los costes que suponen los business travel

“Otro gasto que supone una partida muy importante en una firma y que no se ha reparado en el hasta la llegada de la crisis, es el del business travel o viaje corporativo”. Para García Isac, “las nuevas tecnologías son fundamentales para evitar viajes superfluos. A pesar de tener una agencia de viajes que gestione este apartado, es fundamental dependiendo del volumen de gasto, tener un travel manager que cierre directamente los acuerdos con los proveedores y que obligue a la agencia a su cumplimiento, y no al revés, es decir, que sea la agencia la que imponga sus precios y proveedores”. Por último, el ex-directivo de Accenture y Ernst & Young recuerda que “está demostrado que un proveedor prefiere tratar con un cliente final bajo la premisa de una promesa en firme, que no bajo una promesa intangible”.

FUENTE: Revista  Consultores