Las empresas españolas y europeas han de tener en cuenta muchas normativas y leyes, más allá de las que afectan directamente a su ámbito de actividad. Una de las que más cambios ha supuesto en el día a día de cientos de compañías es la Ley Orgánica de Protección de Datos.

Custodiar los datos de clientes y empresas de manera correcta es muy importante. También lo es hacer una destruccion de documentos efectiva y conforme a lo indicado en esta ley. De no operar con diligencia, los empresarios pueden verse ante sanciones de hasta un total de 600.000 euros.

Ante esta realidad, es importante que toda persona al frente de un negocio se conciencie a la hora de guardar y eliminar estos datos personales. Afortunadamente, hoy en día existen empresas de gestion de residuos que son una ayuda invalorable en el proceso de retirar documentos que ya no son útiles con todas las garantías.

Eliminar documentos: ¿qué dice la LOPD?

La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) y el Reglamento General de Protección de datos son claros respecto al modo en el que los directivos de las empresas deben eliminar los documentos con información sensible de terceros.

La norma dice que una vez que los datos recogidos ya no sean necesarios, estos tienen que destruirse de una manera efectiva, utilizando medios adecuados que impidan la reconstrucción de los papeles por parte de nadie y, por tanto, la obtención de datos.

Esto es especialmente importante cuando se trata de eliminar documentos confidenciales: un mínimo error puede convertirse en un grave problema para el empresario. Por eso, se recomienda contar siempre con las empresas que hacen una gestión de residuos conforme a la ley.

El protocolo de la destrucción confidencial

La destrucción de documentos confidenciales tiene un protocolo que debe seguirse de una manera diligente tanto por el cliente como por la empresa encargada de acabar con los datos personales registrados.

La utilización de contenedores estancos para llevar la información es clave cuando se habla de papel. Cualquier volumen de archivos puede ser llevado a las instalaciones de la empresa de gestión de residuos de manera puntual o periódica para su posterior destrucción.

¿Pero qué ocurre si los datos están en un equipo informático? Tampoco es problema: la eliminación total e irrecuperable de dichos datos se puede llevar a cabo en PC, discos duros, CD o cualquier otro tipo de dispositivo que haya contenido o contengan este tipo de datos y cuyo uso haya quedado obsoleto.

Otro de los puntos a favor de estas empresas es que conocen a detalle la normativa. Por eso, son un gran aliado a la hora de recibir asesoramiento sobre cómo guardar los documentos, cuándo se cumplen los plazos en los que es posible deshacerse de ellos, etc.

Con todo esto en mente, son pocas las empresas que tengan que hacer esta destrucción de documentos con un volumen de papeleo medio que no prefieran delegar el trabajo para asegurarse de que todo se hace conforme a la legalidad. Y, así, evitar que las sanciones de la LOPD sean una posibilidad para la compañía.